Esta planilha Excel grátis ajuda a acompanhar cada lote ou número de série desde o recebimento até a entrega, baixa ou retorno.
Ao registrar os eventos na ordem correta, o arquivo mostra a posição atual, o pedido mais recente e as pendências que precisam ser corrigidas antes do próximo movimento.
O que esta planilha ajuda a controlar
- Reconstrua a sequência de eventos de cada lote ou número de série.
- Veja a localização e a situação atuais de cada identificador cadastrado.
- Encontre cadastros incompletos, eventos duplicados e falhas de encadeamento.
- Separe o fluxo normal da trilha iniciada após o recebimento de um retorno.
O que está incluído
Como usar
1. Prepare o arquivo sem remover os cálculos
Confira a aba Instruções e trabalhe em uma cópia do arquivo. Os registros apresentados são fictícios. Para começar seu controle, substitua somente os dados de entrada: A:D em Itens rastreáveis e A:L em Movimentos. Não apague as colunas calculadas, pois elas formam as chaves, procuram os eventos e exibem as pendências.
2. Cadastre cada identificador
Na aba Itens rastreáveis, preencha SKU (código interno do produto), Descrição do item, Tipo de identificação e Lote/série. Escolha Lote ou Série na lista. A combinação entre SKU, tipo e lote/série deve ser única; um número de série não deve ser reutilizado em outro SKU.
3. Registre os movimentos na ordem
Na aba Movimentos, crie um ID (identificador) exclusivo para cada evento e informe Data do evento, Sequência no dia, identificação, Movimento, origem e destino. Registre primeiro o RECEBIMENTO, sem ID do evento anterior. Nos eventos seguintes, indique o evento imediatamente anterior da mesma cadeia e preencha Pedido quando a aba Listas o marcar como obrigatório.
4. Revise antes do próximo movimento
Filtre Situação do registro por Pendente em Movimentos e Pendência por valores diferentes de OK em Itens rastreáveis. Confira também Localização atual, Situação atual e Pedido mais recente. Corrija as pendências antes de expedir, reintegrar ou baixar o identificador.
Como a planilha determina a posição atual
Localização atual não é preenchida diretamente em Itens rastreáveis. O resultado vem da Localização de destino do último evento cronologicamente identificável para a mesma Chave rastreável. A ordem considera Data do evento e Sequência no dia.
Se dois eventos do mesmo identificador tiverem a mesma data e sequência, ou se faltar o vínculo com o evento anterior, a planilha sinaliza o problema. Nesse caso, não trate a posição pendente como confirmada até corrigir a cadeia.
Exemplo de uma série vinculada a um pedido
Considere um exemplo hipotético: cadastre o SKU-FON-010, escolha Série e informe o número SN-458. Em Movimentos, registre EVT-001 em 05/03/2026 como RECEBIMENTO, com destino CD-SP-A01 e sem evento anterior.
Depois, registre EVT-002 em 06/03/2026 como VINCULAÇÃO AO PEDIDO, informe o pedido PV-2045, use CD-SP-A01 como origem, SEP-SP-01 como destino e ligue o novo evento ao EVT-001. O cadastro passa a indicar SEP-SP-01 como Localização atual, PV-2045 como Pedido mais recente e Reservado para pedido como Situação atual. Se Pendência não mostrar OK, revise os campos antes da expedição.
Quando usar lote, sublote ou número de série
Use Série quando cada unidade tiver um identificador próprio. Para produtos acompanhados em conjunto, escolha Lote. Como cada cadastro apresenta uma única posição atual, um lote dividido entre locais diferentes deve ser separado em sublotes identificáveis.
Essa separação evita que a mesma chave aponte simultaneamente para destinos diferentes. Mantenha os valores Lote e Série exatamente como aparecem na lista para que a Chave rastreável seja formada de maneira consistente.
Como interpretar a aba Resumo
Os indicadores Eventos no período, Eventos pendentes no período e Retornos recebidos no período obedecem às datas informadas no topo. Ajuste Data inicial e Data final dentro do mesmo ano para comparar o intervalo desejado.
Já a distribuição por Situação atual representa os identificadores cadastrados e sua posição corrente. Os grupos de pendência ajudam a separar problemas de campos e ID, cadastro, entrada, pedido, encadeamento e ordem do evento.
Rastreabilidade não é saldo de estoque
O arquivo mantém a cadeia entre entrada, localização, pedido e retorno, mas não substitui o controle de saldo, validade ou custos. Não há campo de quantidade para calcular unidades disponíveis por lote.
Use esta planilha quando a pergunta for qual caminho determinado lote ou série percorreu. Para saber quantas unidades estão disponíveis ou quando vencem, mantenha um controle de estoque separado e concilie os identificadores entre os arquivos.
Perguntas frequentes
Preciso preencher as colunas de chave e validação?
Não. Em Itens rastreáveis, preencha A:D e mantenha as fórmulas de E:R. Em Movimentos, informe os dados em A:L e preserve M:X. Sobrescrever essas fórmulas impede a atualização das chaves, posições, situações e pendências.
Posso mudar os nomes dos movimentos e das localizações?
Pode adaptar as listas, mas alguns valores participam diretamente das fórmulas e validações. RECEBIMENTO e RETORNO RECEBIDO, por exemplo, são usados para localizar a entrada e formar a trilha de retorno. Preserve os nomes existentes ou ajuste também as fórmulas, os mapeamentos e as validações relacionadas.
Quantos registros cabem nas áreas preparadas?
A área atual contém 200 linhas para identificadores em Itens rastreáveis e 500 linhas para eventos em Movimentos. Para ampliar, será necessário estender fórmulas e validações e revisar os intervalos fixos usados pelos cálculos e pelo Resumo.
Como consultar todo o histórico de um lote ou série?
Na aba Movimentos, filtre Chave rastreável pelo identificador desejado. Confira Data do evento, Sequência no dia, Movimento, origem, destino, Pedido e ID do evento anterior para acompanhar a cadeia completa.
Devo registrar dados pessoais do cliente?
Não. Use o código do Pedido para manter o vínculo comercial e uma localização genérica, como CLIENTE, quando necessário. Evite inserir nomes, endereços, telefones ou documentos nos movimentos e nas observações.
Equipe editorial
Rafael CostaPlanilhas e organização de dados
Marina AlvesConteúdo e orientações de uso
