Compare o saldo registrado com a contagem física nesta planilha Excel grátis e acompanhe a confiabilidade do estoque por SKU e localização.
O arquivo calcula diferenças em unidades e valores, separa medições exatas e monta uma fila de investigação por prioridade. Preencha causas, prazos e status em Registros para que os painéis reflitam o andamento correto.
O que esta planilha ajuda a controlar
- Meça a proporção de contagens exatas e a acurácia quantitativa média do estoque.
- Identifique combinações de SKU e localização com divergências recorrentes.
- Compare as causas pelo número de ocorrências e pelo impacto financeiro acumulado.
- Direcione a investigação para diferenças abertas, vencidas ou de maior impacto.
O que está incluído
Como usar
1. Prepare as configurações
Na aba Configurações, revise os limites de impacto, a divergência considerada alta, as metas de acuracidade e a data usada como referência. Ajuste também as listas de Localizações, Causas e Equipes. Preserve os status Concluída e Dispensada e a opção Todas, pois esses textos são usados nos cálculos.
2. Registre cada contagem
Na aba Registros, use uma linha para cada medição. Informe um ID da medição único, Data da contagem, SKU, Produto, Localização, Saldo do sistema, Contagem física, Custo unitário e Status da investigação. Ao substituir os dados demonstrativos, altere apenas as entradas de A a O: não apague as fórmulas de P a AD.
3. Complete a investigação
Quando houver diferença, preencha Motivo preliminar e defina Equipe responsável e Prazo de análise. Depois da apuração, registre Causa confirmada, Data de conclusão e Observação. Confira Alerta e Linha válida?; corrija os alertas antes de analisar, pois apenas linhas válidas entram nos indicadores.
4. Confira os resultados
Em Resumo, escolha Data inicial, Data final e Localização. Compare Acuracidade exata, Acurácia quantitativa média, Impacto absoluto e Divergências em aberto. Consulte Análises para detalhar SKU/local e causas. A Fila de investigação é preenchida automaticamente; atualize responsáveis, prazos, causas e status somente em Registros.
Como a acuracidade de estoque é calculada?
A Acuracidade exata mostra a parcela das medições válidas em que Saldo do sistema e Contagem física são iguais. Se 18 de 20 medições válidas não tiverem diferença, o indicador será de 90,0%.
A Acurácia quantitativa considera também o tamanho da diferença. Em cada linha, o arquivo divide a divergência absoluta pelo maior valor entre o saldo e a contagem e subtrai o resultado de 100%. Quando ambos são zero, a acurácia quantitativa é de 100%. O painel apresenta a média das linhas válidas no período e na localização selecionados.
Como interpretar uma divergência na prática?
Exemplo hipotético: em uma linha válida, considere Saldo do sistema de 100 unidades, Contagem física de 96 unidades e Custo unitário de R$ 20,00. A planilha calcula Divergência (un.) de -4, Divergência absoluta (un.) de 4, Divergência valorizada de -R$ 80,00 e Impacto absoluto de R$ 80,00.
O sinal negativo indica que a quantidade física está abaixo do saldo registrado. A Acurácia quantitativa dessa medição será de 96,0%, enquanto Registro exato? aparecerá como Não. Antes de ajustar o saldo, confira movimentações, recebimentos, separações e transferências que possam explicar a diferença. A prioridade dependerá dos limites e do prazo definidos em Configurações.
Por que acompanhar o histórico por SKU e localização?
Uma contagem isolada informa a diferença daquele momento. Ao registrar novas medições com o mesmo SKU e a mesma Localização, a aba Análises reúne o histórico dessa combinação, mostra a quantidade de medições, a última contagem, a acuracidade e o impacto acumulado.
Esse acompanhamento ajuda a separar uma ocorrência pontual de um problema repetido no mesmo endereço de estoque. A planilha não substitui a contagem física: ela recebe o resultado da contagem e analisa a qualidade e as causas ao longo do tempo.
Como a fila define o que investigar primeiro?
A Fila de investigação considera linhas válidas com divergência diferente de zero e status diferente de Concluída ou Dispensada. Uma pendência pode receber prioridade Crítica quando alcança o Limite de impacto crítico ou quando o prazo está vencido. A prioridade Alta usa o limite de impacto alto ou o limite de divergência alta em unidades.
Dentro da fila, prioridade, Impacto absoluto e Dias em aberto ajudam a ordenar os casos. Comece pelas primeiras posições, confirme a causa em Registros e atualize o status quando a análise terminar. O ranking de causas usa Causa confirmada quando preenchida; enquanto ela estiver vazia, considera Motivo preliminar.
Perguntas frequentes
Posso trocar localizações, causas, equipes e metas?
Sim. Faça os ajustes na aba Configurações para que as listas de Registros continuem consistentes. Se adicionar opções além dos espaços já reservados, será necessário ampliar os intervalos usados nas validações e análises. Preserve Todas no filtro e os status Concluída e Dispensada ou ajuste as fórmulas que dependem desses nomes.
Por que uma medição não aparece no Resumo?
Confira primeiro Linha válida? na aba Registros. O resultado deve ser Sim. A linha precisa ter ID único, data válida, SKU, Produto, Localização, saldos numéricos não negativos, Custo unitário e Status da investigação. Verifique também se a data e a localização estão incluídas nos filtros do Resumo.
Quantas medições cabem no arquivo?
O modelo está preparado para 500 medições, nas linhas 2 a 501 de Registros. Para usar mais linhas, não basta inserir dados abaixo desse limite: será preciso ampliar fórmulas, validações, tabelas e intervalos usados por Análises, Fila de investigação e Resumo.
Posso acompanhar o mesmo SKU em locais diferentes?
Sim. As análises usam a combinação entre SKU e Localização. Repita o mesmo código de SKU em medições de locais diferentes e selecione a localização correspondente em cada linha. Mantenha a grafia padronizada para não separar registros que deveriam pertencer ao mesmo endereço.
A planilha funciona em versões antigas do Excel?
O arquivo está em formato XLSX e utiliza funções como TEXTJOIN e MAXIFS. Versões antigas que não reconhecem essas funções podem exibir o prefixo _xlfn ou deixar alguns resultados indisponíveis. Prefira uma versão recente do Excel e confira fórmulas, validações e gráficos caso abra o arquivo em outro aplicativo.
Equipe editorial
Rafael CostaPlanilhas e organização de dados
Marina AlvesConteúdo e orientações de uso
