Esta planilha Excel grátis organiza a classificação pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) de cada SKU. Registre a descrição técnica, o código analisado e a fonte usada para manter o mapa de produtos consultável.
Separe pendências de decisões adotadas e acompanhe revisões sem apagar eventos anteriores. O arquivo também sinaliza formatos e datas que precisam de correção, mas a checagem de oito dígitos não confirma se o NCM é adequado ao produto.
O que esta planilha ajuda a controlar
- Relaciona cada SKU ao NCM candidato ou adotado e à fonte consultada.
- Separa classificações pendentes, revisões próximas, vencimentos e erros de preenchimento.
- Mantém o histórico das decisões sem substituir registros de revisões anteriores.
- Identifica divergências entre a data registrada na matriz e o evento mais recente do histórico.
O que está incluído
Como usar
1. Prepare o arquivo sem apagar os cálculos
Faça uma cópia e consulte a aba Instruções antes de substituir os exemplos fictícios. Os campos amarelos são editáveis e os azulados são calculados. Preserve as células calculadas de Próxima revisão, Dias até a revisão, Situação operacional, Última revisão no histórico e Conferência do histórico.
2. Cadastre cada produto na Matriz NCM
Use uma linha por SKU e escreva uma Descrição técnica que diferencie material, composição ou função do produto. Digite NCM candidato e NCM adotado como texto de oito algarismos, sem pontos. Preencha a fonte, o Status da classificação, a data e a equipe quando aplicável. Mantenha os nomes originais dos status, pois os cálculos procuram esses valores exatos.
3. Registre cada decisão no histórico
Na aba Histórico de Revisões, crie um ID exclusivo no padrão REV-0001, selecione o SKU e informe data, evento, fonte, equipe e justificativa. Nos eventos Classificação adotada e Alteração de NCM, preencha também NCM resultante. Adicione uma nova linha em vez de substituir a anterior. O histórico não altera a matriz automaticamente; atualize nela o NCM adotado e a Data da última revisão quando necessário.
4. Confira a fila no Resumo
Abra o Resumo para ver cobertura, classificações pendentes, revisões próximas ou vencidas e erros. Compare Última revisão no histórico com Data da última revisão. Se aparecer Divergência de data, confira qual evento é o mais recente antes de corrigir a matriz.
NCM e EAN cumprem papéis diferentes no cadastro
A matriz associa o SKU à classificação NCM analisada, à fonte consultada e ao estado da revisão. Ela ajuda a documentar por que determinado código foi considerado ou adotado para um produto.
Já o GTIN, Número Global de Item Comercial muitas vezes tratado como EAN no cadastro, identifica comercialmente o item. Por isso, duas planilhas podem usar o mesmo SKU como referência, mas não substituem uma à outra: uma acompanha classificação fiscal e a outra, identificação comercial.
O que a cobertura do Resumo realmente mostra
A Cobertura de classificação divide a quantidade de SKUs com Status da classificação igual a Classificação adotada e NCM adotado preenchido pelo total de SKUs cadastrados. Em um exemplo hipotético, 40 itens adotados entre 50 cadastrados resultam em 80% de cobertura.
Cobertura não mede a adequação fiscal. Um produto com NCM preenchido aumenta o indicador quando atende aos critérios da fórmula, mas o código ainda precisa estar apoiado na descrição técnica e na fonte registrada.
Exemplo de classificação e revisão de um SKU
Considere este exemplo apenas como ilustração: cadastre o SKU LOJA-001, descreva tecnicamente o produto e digite 00123456 como NCM candidato e adotado. Esse número serve somente para mostrar o formato de oito algarismos, não para classificar um item real.
Com Status da classificação igual a Classificação adotada e Data da última revisão em 01/07/2025, o prazo padrão de 365 dias calcula Próxima revisão em 01/07/2026. Os Dias até a revisão variam conforme a data em que o arquivo é aberto. Quando o prazo se aproxima, a situação muda para Revisão próxima; depois de ultrapassado, aparece Revisão vencida.
Registre também o evento REV-0001 no Histórico de Revisões, com a mesma data, NCM resultante, fonte, equipe e justificativa. Quando a data mais recente do histórico coincide com a matriz, Conferência do histórico mostra OK. Ao revisar novamente, acrescente outro evento e atualize a matriz.
Como tratar a fila de pendências sem perder contexto
O bloco Pendências prioritárias do Resumo exibe até dez itens e segue uma ordem definida no arquivo:
- formato de NCM ou data inválida;
- revisão vencida;
- preenchimento incompleto;
- classificação pendente;
- revisão sem data;
- revisão próxima.
Corrija primeiro erros de formato e data, porque eles afetam a leitura dos demais controles. Se houver mais de dez pendências, filtre a tabela da aba Matriz NCM pela Situação operacional para conferir os itens que não aparecem na lista resumida.
Limites da validação automática
Oito dígitos confirmam apenas o formato. A validação verifica se NCM candidato e NCM adotado foram digitados como texto, sem pontuação, mas não confirma a existência oficial do código nem sua adequação ao produto.
As datas também são conferidas: devem ser datas reconhecidas pelo arquivo, a partir de 01/01/2000 e não posteriores à data de referência. Use Descrição técnica, Referência da fonte e Decisão ou justificativa para deixar o contexto disponível a quem fará a revisão.
Perguntas frequentes
Posso cadastrar mais de 150 SKUs?
O intervalo preparado da Matriz NCM comporta 150 SKUs. Para ampliar, não basta inserir novas linhas: é preciso estender fórmulas, validações, referências do Resumo e a lista de SKUs usada pelo Histórico de Revisões. Sem esses ajustes, os registros extras podem ficar fora dos indicadores.
Posso alterar os status e tipos de evento?
Preserve os rótulos originais ou ajuste as fórmulas. Pendente de análise, Em revisão e Classificação adotada são usados pelos cálculos da matriz e do Resumo. Tipos como Classificação adotada e Alteração de NCM também participam das verificações do histórico. As listas de fonte e equipe podem ser adaptadas, desde que seus intervalos e validações continuem consistentes.
Dois SKUs podem ter o mesmo NCM?
O arquivo exige que o SKU seja exclusivo, mas não aplica uma regra de exclusividade ao NCM. Assim, o mesmo código pode ser registrado em mais de uma linha. Cada SKU deve manter sua própria descrição técnica, fonte, status e revisão.
Como registrar uma revisão que não mudou o NCM?
Inclua uma nova linha no Histórico de Revisões e selecione Revisão sem alteração em Tipo de evento. Informe a data, a fonte, a equipe e a justificativa. Depois, atualize manualmente a Data da última revisão na Matriz NCM para que ela corresponda ao evento mais recente.
Por que aparece Divergência de data?
Essa mensagem indica que Data da última revisão na Matriz NCM não coincide com a maior Data da revisão encontrada no histórico para o SKU. Confira se o evento foi associado ao produto correto e se a data está válida. Em seguida, corrija a matriz ou o registro incorreto sem apagar eventos anteriores.
O arquivo funciona em qualquer editor de planilhas?
O arquivo usa o formato XLSX com fórmulas, validações, tabelas, formatação condicional e gráficos. Ao abrir ou importar em outro editor, confira se as listas de seleção e os resultados do Resumo foram preservados. Guarde uma cópia original antes de converter o arquivo para outro formato.
Equipe editorial
Rafael CostaPlanilhas e organização de dados
Marina AlvesConteúdo e orientações de uso
